Analyse des résultats de l'enquête sur les processus de prise de décisions et le suivi des actions.
Cette enquête a été menée en 2005.

1. Contexte de l’étude :

L’enquête effectuée a pour objectif l’analyse des méthodes et habitudes des personnes, dans le cadre de leur activité professionnelle, pour gérer les actions.
Le parti a été pris de demander aux Responsables ou Directeurs Qualité des entreprises leur point de vue sur les pratiques en cours. Ce regard se veut à la fois global et objectif.
Le panel des entreprises interrogées se ciblait en particulier sur :
·         Les entreprises industrielles.
·         Les effectifs se situent autour des 150 employés sur le site.
Le nombre d’entreprises ayant répondu est de 88.
Les cadres interrogés sont responsables du département Qualité et 95% des entreprises sont certifiées ISO 9001.
L’étude s’est déroulée entre Février en Mars 2005.

2. Analyse du temps passé par les cadres et techniciens en réunion :

Temps passé en réunion :
·         Temps moyen passé par un cadre par semaine : 6h
·         Temps minimum : 1h par semaine
·         Temps maximum : 50% du temps du responsable
Remarques :
Il n’y a pas de corrélation particulière entre le temps passé et la taille de l’entreprise ou son activité. Par contre les sociétés dont les acteurs passent le plus de temps en réunion avouent, pour la plupart,  ne pas avoir réfléchi à la mise en œuvre de démarches et d’outils pour optimiser ce facteur.
Certaines considèrent par ailleurs que le métier de leurs cadres se traduit par un suivi d’actions et de projets, essentiellement en réunion.

3.  Efficacité des réunions.

Avis sur l’efficacité des réunions : A 69% les Responsables Qualités jugent correct le temps passé en réunion mais 41% ont mis en place des moyens pour réduire le temps passé et continuent à travailler sur son optimisation. Par ailleurs 18% des personnes considèrent que le temps est correct mais elles apprécieraient un temps différent à passer en réunion. Par exemple passer 2h au lieu de 4h, même si 4h est correct. Les principales raisons expliquant le temps excessif  passé en réunion sont : ·         Manque de préparation : 30% des cas ·         Digression des discussions : 20% ·         Manque de délégation de pouvoir pouvant conduire à la prise de décision : 20%

Mise en place de moyens pour réduire le temps passé en réunion ·         41% des entreprises déclarent avoir mis en place des moyens pour réduire le temps passé en réunion. ·         Les moyens sont principalement des méthodes pour la conduite de réunion pour 44% des cas. ·         Ensuite viennent des solutions comme l’utilisation d’outils de suivi d’actions Le nombre moyen de participants est de 7 personnes. Cette moyenne correspond à près de 40 % des entreprises. Les écarts sont faibles.

L’utilisation du temps dans les réunions :
Notre point d’intérêt se concentrait sur le temps passé à prendre des décisions sur de nouvelles actions à mener ou à suivre des actions déjà lancées.
·         40 % du temps est passé à suivre les actions en cours
·         25 % du temps est consacré à initialiser de nouvelles tâches
·         35% du temps est utilisé pour parler d’autres choses
49% des responsables qualité sont insatisfaits de cette répartition du temps

Remarques sur la gestion du temps passé dans les réunions :
·         32% des RQ considèrent qu’il y a trop de digression.
·         24% regrettent le manque de préparation.
·         12% souhaitent de vrais leaders pour piloter les réunions.
·         8% constatent un manque d’implication des personnes.
·         8% souhaitent que les personnes utilisent des outils de gestion des actions.

Lors des réunions, nous avons voulu connaître les méthodes utilisées pour consigner les décisions prises et comment celles-ci étaient suivies.
·         80% des sociétés utilisent le compte-rendu diffusé aux intéressés à la suite de la réunion.
·         20% des sociétés laissent les participants prendre leurs notes et ne diffusent pas de compte-rendu.
Il est à noter que  40% des sociétés déclarent saisir en même temps et suivre leurs actions dans un outil de gestion des actions.

4. Gestion des actions (correctives, préventives, d'analyse, d'amélioration...).

Le suivi des actions : A l’issu des réunions, comment sont suivies les actions lancées ? ·         88 % des cas lors de réunion de suivi avec pointage de l’avancement des tâches. ·         19% des cas de façon informelle, sur le terrain. ·         12% des entreprises utilisent un outil partagé de suivi des actions. Nous souhaitions savoir si les RQ ont le sentiment de pouvoir suivre les actions en cours. ·         52% des RQ répondent Plutôt Oui ·         24% Tout à fait ·         17% Plutôt Non ·         7% Pas du Tout Ensuite la question posée s’attachait à la capacité des RQ à superviser en TEMPS REEL les actions en cours. ·         71% des RQ ne peuvent pas avoir un suivi temps réel de l’état des actions.

5. Analyse des actions pas abouties.

Les principales raisons de non aboutissement sont : ·  43% des cas pour un changement de priorité ·  27% des cas pour une mauvaise estimation des charges ·  8% des cas pour un manque d’implication des employés ·  8% des cas pour un manque de budget ·  8% des cas pour une mauvaise prise de décision initiale

6.  Partage de méthodes et d’outils.

Nous nous sommes intéressés à l’homogénéisation des méthodes et outils utilisés dans les entreprises pour le pilotage des actions.
L’unicité d’une démarche ou d’un outil n’est pas généralisée car seulement 57% des sociétés interrogées sont dans ce profil.
La spécialisation de certains outils ne permet pas une diffusion élargie au dire des RQ.
La gestion de projets la plus citée, par exemple, ne peut pas être utilisée par tous pour un suivi simple des actions.

7.  Avis global sur les processus de gestion des actions

Enfin, nous avons demandé aux Responsables Qualité leurs avis global sur les processus de prise de décision :
·         65% des RQ sont satisfaits mais considèrent qu’elle peut être optimisée.
·         14% des RQ sont très satisfaits.
·         14% sont peu satisfaits.
·         7% ne sont pas du tout satisfaits.

8.  Conclusion

Nous constatons pour cette édition de l’étude sur la satisfaction des Responsables Qualité concernant les Processus de Prise de Décisions et de Suivi :
·         Il y a un gisement important d’amélioration de la productivité en améliorant les modes de pilotage des réunions :
    o        Manque de focalisation sur les sujets à l’ordre du jour.
    o        Manque de préparation.
    o        Manque de leader de la réunion.

·         Les outils devraient satisfaire les besoins de partage d’informations et de mise à jour en temps réel du suivi d’avancement des actions.
    o        Mauvais fonctionnement en mode partagé.
    o        Pas de suivi temps réel des actions.
    o        Pas de relance automatique ou d’alerte pour les acteurs.
    o        Mauvaise adaptation pour les différents profils.
    o        Pas de calcul de planification ni de visualisation graphique.

·         Dans de nombreux cas, le pilotage de l’action ne se fait qu’en différé lors des réunions d’avancement. Il y a donc un gisement d’amélioration en mettant en œuvre des moyens de mise à jour en temps réel des informations afin que chacun puisse s’organiser pour optimiser son plan de charge et ainsi éviter le problème récurant de manque de ressources. Ce manque de ressources entraîne, dans 26% des cas, des retards sur les tâches en cours.

·         Les moyens à mettre en œuvre doivent être simples et s’adapter aux différentes populations.

La volonté des responsables qualité est donc d’améliorer le professionnalisme des acteurs et de s’appuyer sur des outils performants, simples et adaptés aux différents types d’utilisateur pour améliorer le suivi en temps réel des actions en cours et ainsi optimiser l’utilisation des ressources.

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